Ormai si sa: organizzare la presentazione di un libro è un impegno gravoso e poco redditizio.
Nella maggioranza dei casi l’evento interessa poca gente, non rende in termini di vendite e costa una fatica sproporzionata al risultato.
Al tempo stesso, però, non tutto il guadagno è quantificabile in denaro: ci sono ritorni in termini di visibilità mediatica per chi organizza, ci sono contatti, incontri, conoscenze da cui possono scaturire idee, progetti, collaborazioni per nuove attività.
Ho partecipato a oltre un centinaio di presentazioni di libri, da scrittore e da relatore, e mi sono confrontato spesso con altri scrittori e librai e addetti ai lavori, raccontandoci le rispettive esperienze.
Partendo da quelle discussioni ho già scritto un post sulle cose da evitare, quando si organizza una presentazione.
Ora, però, sulla base di eventi che ho visto andare storti e di altri che – fortunatamente – ho visto funzionare, mi permetto di elencare qualche consiglio utile per cercare di mettere insieme un evento carino.
Sia chiaro, non sono un esperto di organizzazione di eventi, non ho un master in marketing o business-qualcosa.
Semplicemente, osservo le cose che mi succedono con interesse e vorrei dare alcuni suggerimenti per evitare delusioni. Si tratta di aspetti anche molto, molto banali che – però – spesso vengono trascurati e portano a eventi più dannosi che utili, frustranti per chi li organizza e per chi vi partecipa.

1 LIBRI. Iniziamo dai fondamentali. Poche cose sono peggio che organizzare la presentazione di un libro senza il libro.
Pensate sia impossibile? No, succede, ve lo garantisco.
I libri ci DEVONO essere.
Per questo è necessario che la libreria (che organizza o fornisce i libri) si muova con ampio anticipo e si accerti che il libro è reperibile. Può capitare infatti che il testo non si trovi, anche con grandi editori:  a me è accaduto più volte, in un periodo di ristampa.
E bisogna ordinarne un numero congruo, né troppi, né troppo pochi. Un giorno, qui a Genova, organizzarono un evento con un richiestissimo autore che lavorava in televisione e che – ovviamente – avrebbe portato gente. In effetti arrivarono 300 persone, ma c’erano solo 30 copie del libro, finite ancora prima di iniziare. L’autore (giustamente) la prese male, l’organizzazione fece brutta figura, il libraio anche e perse pure un sacco di soldi.
Come fare a imbroccare il numero? Fatevi un conto presumibile dei presenti sulla base delle precedenti esperienze e approssimate per eccesso. Un’approssimazione di qualche copia, nei piccoli eventi singoli, maggiore in rassegne o festival.
Per una piccola presentazione, io credo che una ventina di copie possano bastare. Trenta se volete stare sicuri.
Per chi pensa che l’autore possa portarsi le sue copie, sappiate che spesso gli autori NON le hanno o se le devono pagare. E, comunque, vedere un autore che si vende le copie è parecchio brutto.

2 RELATORE. Il relatore è fondamentale, in una presentazione. Molti pensano che lo possa fare chiunque, invece non avete idea di quanto sia più facile e divertente e meglio riuscito un evento dove il presentatore si è preparato e sa cosa sta facendo.
Dunque è meglio se lo conoscete di persona o (se così non è) se chiedete in giro per capire che tipo è.
Questo per evitare i relatori che non si leggono il libro o non danno un senso alle domande, quelli che prendono il microfono e non lo mollano più, presi da smanie di protagonismo o, ancora peggio, quelli che fanno spoiler della trama.
Piccole esperienze personali:  funzionano bene quelle di scrittori che presentano scrittori, perché escono chiacchiere interessanti; il professore universitario è da evitare, corre il rischio di salire in cattedra; il giornalista fa senza dubbio figura, ma bisogna essere certi che abbia tempo di leggersi il libro.
Quale che sia il relatore, bisogna catechizzarlo affinché non superi i 40/45 minuti, lasciando un margine per le domande del pubblico. E dirgli di tenere, se il libro lo consente, una certa dose di leggerezza. La gente non viene per una maratona letteraria di un’ora e mezza e per incupirsi, una risata agevola gli acquisti. 🙂

3 LOCANDINA. Create sempre una locandina con copertina, luogo e ora dell’incontro, anche basica, anche solo in word. Mettetela fuori dal luogo della presentazione nei giorni precedenti l’evento e durante la presentazione (banale anche questo, eppure spesso non succede!) e usarla sui social.


4 SOCIAL.
Parlate dell’evento su tutte le vostre pagine social. In particolare (create in anticipo e non all’ultimo giorno) un evento su Facebook: questo è il social più diffuso nella fascia di età dei lettori più forti (tra i 30 e i 60 anni) e della maggioranza di autori e relatori. Gli scrittori, inoltre, hanno piccoli gruppi di adepti nella varie città e, sfruttando la disponibilità di una pagina-evento, possono invitarli.
Twitter  funziona meno in questo senso. Si può comunque twittare dell’incontro e taggare l’editore del libro e i quotidiani locali.
Postate locandina e/o copertina del libro pure su Instagram. Può essere utilissimo avere una pagina Instagram, specie per una libreria, magari dove fotografare i propri libri, gli scaffali, le copertine in modo originale.  Ci sono veri maniaci, di questo genere di profili e i libri escono sempre bene, in foto, a differenza degli autori.
Gli adolescenti oggi usano Instagram non Facebook: impratichirsi richiede tempo e può sembrare fuori delle proprie corde (se volete iniziare, chiedete ad Aranzulla), ma davvero volete perdervi una chance di raggiungere quella fetta di pubblico?


5 FATE RETE
. Uno scrittore – ovviamente – non può pagarsi di tasca sua i costi di viaggio e pernottamento. Sarebbe poco etico e poco giusto, visto che si muove per offrirvi il suo lavoro. Peraltro ci andrebbe di certo a rimettere, se considerate che, per una copia venduta, l’autore del libro guadagna 2 euro, se ha un buon contratto. Da tassare, per giunta.
Al tempo stesso è chiaro che una singola libreria o un piccolo organizzatore ha difficoltà a coprire la trasferta.
La soluzione può essere parlare con altre librerie e organizzatori di paesi o città limitrofe e costruire mini-tour anche molto compressi, magari di due eventi al giorno.
Le spese si dividono tra organizzatori, non ci si fa concorrenza (gli eventi riguardano luoghi e pubblici diversi), l’autore è più contento e di fronte alla proposta di un piccolo tour, potete anche chiedere un aiuto alla casa editrice e sperare in suo diretto (benché minimo) contributo, magari sulle spese vive di viaggio.

6 COINVOLGETE ASSOCIAZIONI LOCALI e SCUOLE. L’associazionismo è un motore ancora funzionante, in Italia. Gli iscritti a un’associazione, di norma, sono anche membri attivi e seguono gli eventi che la loro associazione organizza, segnala, contribuisce a creare. Coinvolgetele, invitatele.
Quanto alle scuole, gli insegnanti cercano disperatamente eventi esterni per promuovere la lettura fra i ragazzi. Certo, le scuole soffrono di una cronica mancanza di fondi, ma chi organizza un evento può offrire uno sconto agli studenti o chiedere un minimo acquisto di copie per classe da spalmare fra più alunni, garantendo “in cambio” un evento dove i ragazzi incontrano lo scrittore, avvicinandosi ai libri.
In questa direzione stanno andando i maggiori editori italiani che si sono (finalmente) accorti che se i giovani lettori non vanno alla montagna, la montagna deve andare ai giovani lettori.
Per esempio Einaudi ha creato “Lo struzzo a scuola”, per seguire le attività scolastiche.
Se avete qualche idea in questo senso, scrivete agli editori dei libri che vi interessano e chiedete come fare. Appena direte “scuole” io credo che drizzeranno le antenne.


7 PONDERATE DATA e ORA
. Attenzione alle concomitanze con altri eventi locali, alle giornate di allerta meteo (!), agli incontri all’aperto in orari caldi (una volta, a una mia presentazione, dovette venire l’ambulanza per soccorrere un signore) o con il gelo (tipo che alle sei di sera, in autunno, in una piazza di Bolzano, mi trovai da solo con il giornalista che mi presentava). Non scegliete l’orario in base alle vostre personali esigenze (se decidete di organizzare una presentazione mettete in conto di far tardi, di chiudere dopo) ma in base a quelle del pubblico di riferimento.


8 CONSIDERATE L’AMBIENTE.
A meno che lo spazio non sia proprio piccino, tipo una stanza, predisponete un microfono e un’amplificazione. Non c’è niente di peggio che andare ad ascoltare qualcuno e non riuscire sentirlo. E dissuadete quelli che dicono: “il microfono non serve, tanto mi si sente uguale!” perché di solito, poi, non si sente una mazza. Prevedete posti a sedere a sufficienza: mi è successo di presentare libri con persone con il braccio al collo o signore con la gotta e la stampella costrette in piedi. E mi è dispiaciuto, di cuore, per loro.


9 INFORMATE I MEDIA
. Mandate un comunicato stampa a media e televisioni locali, anche sintetico: ora, luogo, copertina, nome del relatore, accenno alla trama e ai temi del libro. Nelle presentazioni si vendono pochi libri, lo sappiamo tutti. Però un breve servizio sui giornali o su un canale televisivo locale rappresenta una pubblicità sia per gli autori che per chi organizza, con ricadute non quantificabili immediatamente, ma sul lungo periodo, nel loro insieme.


10 EVITATE GLI AUTORI ROMPIPALLE.
 Non è che gli scrittori siano perfetti, eh. Prima di invitare qualcuno può essere utile chiedere ad altri che lo hanno invitato o lo conoscono. Nel circuito si sa chi è disponibile e chi no, chi si lamenta se trova poca gente (come se non ci fossero margini di imprevedibilità, quando organizzi qualcosa!), chi vuol essere portato in giro e seguito come avesse bisogno della balia, chi chiede improbabili gettoni di presenza, chi esige a prescindere l’acquisto di grossi lotti di copie (spesso insostenibili per i librai), chi – semplicemente – è poco simpatico o noioso o incapace di interazione con il pubblico. Se è così, cambiate obiettivo o armatevi di pazienza.


+1 (L’ABBUFFET).
Quando c’è da mangiare e da bere, le persone accorrono. Dunque organizzare un aperitivo/rinfresco collegato all’evento attira senza dubbio più persone. Ovviamente è una spesa da ponderare. In qualche caso ho sentito proporre un’idea a mio avviso intelligente: create un evento a pagamento, presentazione + aperitivo. In pratica chi viene, paga un piccolo biglietto, se poi compra il libro, quel pagamento gli viene scalato in tutto, o in parte, dal prezzo di copertina. Potrebbe non essere male.

E poi, da ultimo, siate gentili.

Mi è capitato di arrivare a presentazioni dove chi organizzava quasi non ha rivolto la parola o un sorriso a me o all’autore presentato.
Se uno scrittore viene alla vostra presentazione di solito ne ha fatte già molte, ha viaggiato tanto e – salvo rari casi – sa che, come a voi, quell’evento gli renderà molto poco in termini economici. Magari ha lasciato a casa moglie o marito o figli, magari ha preso ferie, per venire. Dunque se non la proposta di un aperitivo o di una pizza insieme, un caffè e un sorriso costano molto poco e fanno sempre piacere.

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